Polityka prywatności Pixoteca

Wersja 1.1 · obowiązuje od 31 Października 2026

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:
Szymon Wilk prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Pixel Studio Szymon Wilk",
ul. Tysiąclecia 25 lok. 18, 41-933 Bytom,
NIP: 6263054947, REGON: 525456624.
Kontakt w sprawach ochrony danych: support@pixoteca.com (z dopiskiem „RODO").

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, wynika to z faktu, że nie zachodzą przesłanki obowiązku jego wyznaczenia określone w art. 37 ust. 1 RODO.

2. Podwójna rola Pixoteca

1. Wobec Fotografa (osoby zakładającej Konto): Pixoteca jest Administratorem danych, przetwarza dane Fotografa we własnym imieniu (login, NIP, dane do faktury, logi).
2. Wobec Klienta Galerii oraz uczestnika bookingu: Pixoteca jest Procesorem, przetwarza ich dane w imieniu Fotografa będącego Administratorem (e-mail klienta, IP, zgody marketingowe, zdjęcia). Szczegółowe zasady opisuje § 14 Regulaminu (umowa powierzenia, DPA).
3. Wobec osoby zapisującej się po bezpłatne materiały (np. ebook, bez zakładania Konta): Pixoteca jest Administratorem (punkt 3.3).

Jeśli jesteś klientem fotografa korzystającego z Pixoteca, w pierwszej kolejności sprawdź politykę prywatności tego konkretnego Fotografa, to on jest administratorem Twoich danych. Pixoteca przetwarza je w jego imieniu.

3. Jakie dane zbieramy

3.1. Dane Fotografa (Pixoteca = Administrator)

3.2. Dane Klienta Galerii / uczestnika bookingu (Pixoteca = Procesor)

W zakresie powyższym Pixoteca przetwarza dane wyłącznie na polecenie Fotografa, Administratora. Realizacja praw osoby (art. 15-22 RODO) odbywa się bezpośrednio u Fotografa lub poprzez Pixoteca, z przekazaniem żądania do Fotografa.

3.3. Osoby zapisujące się po bezpłatne materiały, np. ebook (Pixoteca = Administrator)

Na stronach takich jak pixoteca.com/swieta wysyłamy bezpłatny materiał (ebook) w zamian za zapis na nasz newsletter z poradami dla fotografów i informacjami o Pixotece. Do zapisu nie potrzeba Konta. Podanie adresu e-mail i zaznaczenie zgody są dobrowolne, ale bez nich nie możemy wysłać materiału.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili linkiem „Zrezygnuj z tych wiadomości” w stopce każdego maila albo pisząc na support@pixoteca.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Wiadomości wysyłamy przez Resend (patrz punkty 4 i 5).

3.4. Konto Google: logowanie przez Google i integracja z Kalendarzem Google

Ten punkt dotyczy wyłącznie Fotografów. Logowanie przez Google i integracja z Kalendarzem Google są dobrowolne: z Pixoteca można korzystać bez nich, a integrację włączasz sam w panelu. Klienci Galerii i uczestnicy bookingu nie łączą z Pixoteca swoich kont Google.

Logowanie przez Google. Gdy klikasz „Zaloguj się przez Google”, Google przekazuje nam adres e-mail Twojego konta Google (tylko potwierdzony przez Google), identyfikator konta Google oraz imię i nazwisko z profilu Google. Używamy ich, żeby Cię zalogować, a przy pierwszym logowaniu żeby założyć Konto. Nie dostajemy Twojego hasła do Google. Logowanie nie daje nam dostępu do Twojego kalendarza.

a) Dane z Twojego konta Google (Pixoteca = Administrator). Gdy połączysz Kalendarz Google, przetwarzamy we własnym imieniu następujące dane:

Nie pobieramy tytułów, opisów ani miejsc Twoich wydarzeń, list ich uczestników ani adresów e-mail uczestników. Zajęte przedziały czasu trzymamy tylko w pamięci podręcznej przez 5 minut i nie zapisujemy ich w bazie danych. Panel pokazuje je wyłącznie jako godziny, bez nazw wydarzeń i kalendarzy.

b) Dane rezerwacji wysyłane do Twojego kalendarza (Pixoteca = Procesor). Gdy wybierzesz kalendarz rezerwacji, na Twoje polecenie dodajemy do niego wydarzenie dla każdej rezerwacji, aktualizujemy je przy zmianie i usuwamy po anulowaniu. Wydarzenie zawiera:

• tytuł z nazwą kategorii sesji oraz imieniem i nazwiskiem klienta,
• datę i godziny sesji,
• adres sesji,
• nazwę pakietu,
• telefon i adres e-mail klienta,
• link do rezerwacji w panelu Pixoteca (otwiera się dopiero po zalogowaniu).

Notatek klienta ani odpowiedzi z ankiety nie wysyłamy. Wydarzenia dodajemy z widocznością „prywatne”. Jeśli o to poprosisz, tworzymy na Twoim koncie Google osobny kalendarz „Pixoteca – rezerwacje sesji”.

To dane Twoich klientów, których administratorem jesteś Ty (punkt 3.2). Przetwarzamy je w Twoim imieniu, zgodnie z art. 28 RODO i § 14 Regulaminu. Google jest odbiorcą wybranym przez Ciebie: łączysz z Pixoteca własne konto Google i polecasz nam przesyłać tam dane rezerwacji. Google nie jest subprocesorem Pixoteca. Dane zapisane w Twoim kalendarzu podlegają Twojej umowie z Google i polityce prywatności Google.

Jak korzystamy z danych otrzymanych od Google.

• Używamy ich tylko do funkcji opisanych w tym punkcie, które widzisz w panelu: logowania, zapisu rezerwacji w Twoim kalendarzu i blokowania zajętych terminów.
• Nie sprzedajemy ich i nie przekazujemy innym podmiotom. Wyjątki to dostawcy infrastruktury z punktu 4 (np. hosting bazy danych), w zakresie potrzebnym do działania usługi, oraz sytuacje, w których wymaga tego prawo.
• Nie używamy ich do reklam, w tym do reklam dopasowanych do Ciebie, ani do pomiaru reklam.
• Nie używamy ich do trenowania ani ulepszania modeli sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego.
• Nikt z Pixoteca nie czyta tych danych. Wyjątki: gdy wyraźnie się na to zgodzisz (np. prosząc wsparcie o sprawdzenie konkretnej rezerwacji), gdy jest to potrzebne do zbadania nadużycia lub incydentu bezpieczeństwa albo gdy wymaga tego prawo.

Korzystanie przez Pixoteca z informacji otrzymanych z interfejsów API Google i ich przekazywanie do innych aplikacji jest zgodne z zasadami Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami Limited Use (ograniczonego użycia).

Pixoteca's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Odłączenie i usunięcie danych. Integrację wyłączysz w panelu, w ustawieniach Kalendarza Google, przyciskiem „Odłącz”. Wtedy:

• usuwamy tokeny dostępu, adres i identyfikator konta Google, listę wybranych kalendarzy oraz powiązania rezerwacji z wydarzeniami w Google,
• odwołujemy w Google dostęp, który nam dałeś (jeśli z tym samym kontem Google nie jest połączone inne Konto Pixoteca),
• przestajemy odczytywać zajętość i wysyłać rezerwacje.

To samo dzieje się automatycznie przy zamknięciu lub usunięciu Konta. Wydarzenia, które już są w Twoim kalendarzu, oraz kalendarz „Pixoteca – rezerwacje sesji” zostają w Google, bo należą do Ciebie. Usuniesz je w Kalendarzu Google. Dostęp możesz też odebrać po stronie Google, na stronie myaccount.google.com/connections. Ponieważ logowanie i kalendarz korzystają z tego samego połączenia z Google, po odłączeniu Google przy następnym logowaniu przez Google znów poprosi Cię o zgodę. Identyfikator konta Google zapisany przy logowaniu przez Google przechowujemy do kasacji Konta.

4. Komu udostępniamy dane (subprocesorzy)

Pixoteca korzysta z następujących subprocesorów przy świadczeniu usługi:

Aktualna lista subprocesorów (z zakresami danych powierzanych każdemu z nich) znajduje się pod adresem /regulamin/subprocesorzy.

5. Transfery danych do państw trzecich

1. Stripe (USA), transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz w ramach EU-US Data Privacy Framework (Stripe, Inc. jest zarejestrowanym uczestnikiem programu).
2. Resend (USA), transfer odbywa się na podstawie SCC zawartych w umowie Data Processing Agreement Resend.
3. Google (USA), przy logowaniu przez Google i integracji z Kalendarzem Google (punkt 3.4). Dane rezerwacji trafiają do Google na polecenie Fotografa, który wybrał Google jako odbiorcę. Transfer danych do Google LLC w USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework), którego Google LLC jest certyfikowanym uczestnikiem.
4. Cloudflare R2, region UE (eu-central), brak transferu poza EOG.
5. Hetzner, Niemcy, brak transferu poza EOG.

6. Okresy retencji

• Konto Fotografa (aktywne): przez okres trwania umowy.
• Po kasacji Konta: 15 dni grace period na pobranie danych, następnie trwała kasacja.
• Faktury VAT: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej).
• Logi serwera (IP, User-Agent, request log): 90 dni.
• Logi bezpieczeństwa (security_events, password_attempts): 12 miesięcy. Wyjątek: wpisy dokumentujące operacje finansowe (korekty salda, zwroty, chargebacki, zmiany limitów portfela) oraz wykonanie kasacji Konta przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i jako dowód realizacji prawa do usunięcia danych (art. 17 RODO).
• Dane Klientów Galerii: zgodnie z poleceniem Fotografa-Administratora; domyślnie do końca trwania danej Galerii oraz 30-dniowy grace period.
• Forensic variants zdjęć: usuwane razem z oryginałem zdjęcia.
• Konto Google (punkt 3.4): tokeny dostępu, adres i identyfikator konta Google oraz wybór kalendarzy przechowujemy do odłączenia integracji przyciskiem „Odłącz” albo do zamknięcia Konta. Zajęte przedziały czasu z Kalendarza Google trzymamy tylko w pamięci podręcznej przez 5 minut, bez zapisu w bazie danych. Identyfikator konta Google z logowania przez Google przechowujemy do kasacji Konta.
• Osoby zapisane po bezpłatne materiały (punkt 3.3): do czasu wycofania zgody. Po wypisaniu (także przez zgłoszenie wiadomości jako spam albo gdy adres okaże się nieaktywny) adres pozostaje na liście wypisanych, żeby więcej do niego nie pisać, a pozostałe dane zapisu (data zgody, źródło wejścia, data i liczba wysłanych wiadomości) przechowujemy jeszcze 3 lata, do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń, jako dowód udzielenia zgody (art. 6 ust. 1 lit. f). Potem je usuwamy.

7. Twoje prawa (art. 15-22 RODO)

Przysługują Ci następujące prawa wobec Pixoteca jako Administratora Twoich danych:

• Dostępu (art. 15), możesz uzyskać kopię swoich danych. Eksport realizowany na żądanie wysłane na support@pixoteca.com.
• Sprostowania (art. 16), większość danych możesz edytować bezpośrednio w panelu (/photographers/account); pozostałe na żądanie.
• Usunięcia danych (art. 17), przez kasację Konta. Wyjątek: dane zawarte w fakturach pozostają 5 lat zgodnie z prawem podatkowym. Osoby z punktu 3.3, które nie mają Konta: na żądanie wysłane na support@pixoteca.com.
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18), na żądanie e-mailem.
• Przenoszenia danych (art. 20), eksport w formacie JSON na żądanie.
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego o uzasadniony interes (art. 21), e-mailem.
• Cofnięcia zgody (art. 7), w każdym czasie, w szczególności wycofanie zgody marketingowej jednym kliknięciem w stopce e-maila.
• Skargi do organu nadzorczego, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

Pixoteca nie stosuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO (zautomatyzowane przetwarzanie wywołujące skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływające na osobę). Decyzje dotyczące Twojego Konta podejmuje Administrator manualnie lub na podstawie deterministycznych zasad biznesowych.

9. Bezpieczeństwo

1. Dane są szyfrowane at-rest na poziomie nośników (Cloudflare R2 oraz Hetzner stosują zarządzane szyfrowanie dysków).
2. Transmisja danych odbywa się przez szyfrowane połączenie TLS 1.2 lub nowsze.
3. Hasła są przechowywane w postaci jednokierunkowego skrótu kryptograficznego (bcrypt, parametry domyślne Devise).
4. Pixoteca prowadzi regularne audyty bezpieczeństwa.
5. W razie naruszenia ochrony danych osobowych Administrator powiadamia organ nadzorczy (PUODO) w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia (art. 33 ust. 1 RODO), a Fotografów-Administratorów oraz inne osoby zainteresowane bez zbędnej zwłoki (art. 34 RODO oraz § 14.6 Regulaminu).

10. Pliki cookies i narzędzia analityczno-marketingowe

Na stronach serwisu (z wyłączeniem stref galerii klienckich) używamy plików cookies w trzech kategoriach. Cookies niezbędne działają zawsze — są wymagane do logowania, bezpieczeństwa i zapamiętania Twojej decyzji o zgodzie. Cookies analityczne i marketingowe działają wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody (art. 399–400 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać — link „Ustawienia cookies" znajduje się w stopce serwisu; wycofanie zgody powoduje usunięcie powiązanych cookies.

Odbiorcami danych zbieranych za zgodą są: Google LLC (Google Analytics 4, Google Ads) oraz Meta Platforms Ireland Ltd (Piksel Meta i Conversions API). Po wyrażeniu zgody marketingowej możemy przekazywać tym podmiotom również Twój adres IP oraz — w formie skróconej kryptograficznie (SHA-256) — adres e-mail powiązany z kontem, w celu pomiaru konwersji. Transfer danych do Google LLC w USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności — EU-US Data Privacy Framework, którego Google LLC jest certyfikowanym uczestnikiem. Google Analytics 4 nie zapisuje adresów IP użytkowników z UE.

Pliki cookies niezbędne można wyłączyć w ustawieniach przeglądarki, w takim przypadku niektóre funkcje serwisu (logowanie, dostęp do galerii) przestaną działać. Cookies analityczne i marketingowe można w każdej chwili wyłączyć przez „Ustawienia cookies" w stopce serwisu.

11. Zmiany Polityki prywatności

W przypadku istotnych zmian niniejszej Polityki Pixoteca powiadomi zarejestrowanych Fotografów e-mailem z minimum 14-dniowym wyprzedzeniem. Polityka prywatności jest dokumentem informacyjnym, nie wymaga akceptacji ani ponownej akceptacji przy zmianach.

12. Kontakt w sprawach prywatności

Sprawy dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na adres:
support@pixoteca.com (z dopiskiem „RODO")
lub pocztą tradycyjną na adres siedziby Administratora:
Pixel Studio Szymon Wilk, ul. Tysiąclecia 25 lok. 18, 41-933 Bytom.

Polityka prywatności · wersja 1.1 · obowiązuje od 31 Października 2026.
Pixel Studio Szymon Wilk · ul. Tysiąclecia 25 lok. 18, 41-933 Bytom · NIP 6263054947 · REGON 525456624 · support@pixoteca.com